יזמים, כך תבטיחו ניהול פרויקט התחדשות עירונית מוצלח

פרויקטים גדולים נכשלים בהיקפים מעוררי השתאות. בין אם פרויקטים להטמעת טכנולוגיות חדשות, אסטרטגיות גידול של חברות, ופרויקטים לאומיים. המאמצים הנדרשים לקידום אותם פרויקטים צורכים משאבים גדולים במשך חודשים ואף שנים. על אף כל המאמצים והמשאבים המושקעים בהם, התוצאות לעתים אינן משביעות רצון והמחיר הוא לא רק כלכלי אלא משפיע גם על מורל העובדים המשקיעים מאמץ וזמן רב להשלים את חלקם בתהליך.

פרויקטי נדל"ן בתחום ההתחדשות העירונית, בין אם פרויקט חיזוק ותוספת של בניין יחיד ובין אם פרויקט פינוי בינוי של מאות יחידות דיור, נמשכים על פני שנים אחדות ודורשים תיאום ושיתוף פעולה בין מספר רב של גורמים. השילוב בין משך הזמן לקידום הפרויקט לבין היקף השחקנים המעורבים בו מגדיל את הסיכוי לטעויות, פספוסים ובסופו של דבר תוצאות מאכזבות. 

בשיחות רקע שנערכו עם עשרות יזמים בתחום התברר כי רובם חשים שהם אינם מצליחים לנהל את תהליכי העבודה בצורה המיטבית ועלות הפרויקטים גבוהה מהערכותיהם המוקדמות. אלו מעידים כי משהו בתהליך לא עובד, אך הם מתקשים לשים אצבע על הבעיה עצמה. גם סקרים שנערכו ע"י אתר מדלן בקרב בעלי הדירות בפרויקטי תמ"א 38 ופינוי בינוי, התגלה כי חלקם הגדול אינם מרוצים מהתנהלות החברה במהלך הפרויקט. אכזבה זו התגלתה גם כאשר היה ברור כי חלק ניכר מהעיכובים והשינויים שקרו במהלך הפרויקט נבעו מגורמים חיצוניים כגון העירייה, חברת החשמל וגופים נוספים. 

הבעיה העיקרית נובעת מכך שמרבית היזמים פועלים בדרך של "כיבוי שריפות" ומתן פתרונות נקודתיים וחלקיים אשר מסיטים את תשומת הלב מהבעיה הגדולה. האידאל כמובן הוא לאחד את כל הפתרונות והשיטות לכדי תכנית עבודה סדורה, אך כאשר מדובר בתהליך ארוך של מספר שנים שבו מעורבים כל כך הרבה גורמים, משהו צפוי להישאר בחוץ.

מטרת המאמר שלפנינו היא לבחון כיצד ניתן להימנע מטעויות ולהתמודד עם השינויים שעלולים להתרחש במהלך התהליך, ולהציע לחלק את הפרויקט למספר שלבים, או מיני פרויקטים המאפשרים חלוקה של צוות העובדים והקצאת תחומי אחריות לכל מיני פרויקט, תיאום בין הגופים לצורך ביצוע שינויים ועדכונים בזמן אמת, וכמובן אפשרות לבקרה כוללת ומיקוד של כולם ביעד הסופי. 

צוותים ממוקדים 

חישבו כיצד היה נראה התהליך אילו היינו מחלקים אותו למספר מיני פרויקטים, אשר בכל אחד מהם מוגדרים יעדים, לוחות זמנים, שלבים וכמובן נערך תיעוד מסודר של התהליך. מיני פרויקט מוגדר כיצירת יעד ממוקד שיש להשיג בזמן קצר יחסית. חלוקת הפרויקט למספר מיני פרויקטים מאפשרת התמודדות עם שינויים חיצוניים שעלולים להתגלות תוך כדי התהליך, שינוי מהיר יחסית והתאמת התהליך למציאות החדשה וכמובן בקרה טובה יותר על המשימות בכל שלב. 

חלוקה זו גם מאפשרת סנכרון טוב יותר בין הצוותים האמונים על המיני פרויקטים השונים תוך הקצאת אחריות לכל צוות על היעדים בשלב שלו ובמקביל מיקוד ביעד הסופי (סיום הפרויקט ומסירת הדירות). בחברות רבות פעילות החברה דורשת רק מספר קטן של עובדים, אך גם במקרה בו מדובר באותם עובדים, חלוקת הפרויקט למספר מיני פרויקטים תאפשר להם לבצע שליטה ובקרה טובה יותר על התהליך בכל שלב. 

באופן כללי ניתן לחלק פרויקט למיני הפרויקטים הבאים: [1] ייזום - גיוס הבניין והשגת הסכם חתום. [2] תכנון ורישוי הפרויקט עד לקבלת היתר ותחילת הכנת תכניות לביצוע. [3] הכנת תכניות לביצוע וביצוע הפרויקט עד למסירה. [4] שיווק ומכירת הדירות החדשות.

דגש על תוצאות ותיאום ציפיות

תהליך גיוס פרויקט יכול להמשך בין מספר חודשים ועד לשנתיים. משך הזמן הארוך נובע מכך שהתהליך אינו נבנה מראש בצורה סדורה, אין בהירות לגבי סדר השלבים הנדרש לקידום התהליך ובמקרים רבים בצד של בעלי הדירות אין גורם מוביל המארגן ומנהל את התהליך מצידם.

בנוסף, במהלך המשא ומתן נערכות התחייבויות שונות אשר חלקן מקבל ביטוי בהסכם וחלקן מתועד רק בתכתובות בין הצדדים. התפתחות שוק ההתחדשות העירונית הוביל לכך שהסכמי התקשרות כוללים היום עשרות רבות של עמודים, אשר עברו הגהות ושינויים רבים במהלך העברת הטיוטות בין עורכי הדין. בסופו של דבר מתקבל מסמך ארוך, מנוסח בשפה משפטית שאינה נהירה למרבית האנשים וההסכמות המושגות מפוזרות לכל אורך החוזה שנחתם. 

בתהליך הבנוי כמיני פרויקטים, הצוות האמון על גיוס הבניין וניהול המשא ומתן יוביל את הפרויקט לפי שלבים מוגדרים מראש ותחומים בזמן, תוך שיתוף פעולה ותיאום מול הצוותים האחראים על הוצאת הפרויקט לפועל. 

בתחילת התהליך רצוי לקיים ישיבה בין הצוותים האמונים על השלבים השונים (כפי שתוארו קודם) ולתאם ציפיות, הסכמות ודרכי תיעוד לצורך העברה מסודרת של הפרויקט לאורך השלבים. ישיבות קבועות ותקופתיות גם מאפשרות עדכון בנוגע להתפתחויות בתהליכי הרישוי והביצוע אשר משפיעות גם על ההתחייבויות שיינתנו ע"י הצוות המוביל את תהליך גיוס הבניינים במהלך המשא ומתן.

לאחר מכן, יגדיר הצוות המוביל את תהליך הייזום את השלבים הנדרשים בתהליך עד לחתימה על ההסכם, את לוחות הזמנים לכל שלב וטבלת מעקב אחר המשימות הנדרשות לצורך השלמת תהליך הגיוס והחתימה והעברתו של הפרויקט לצוות התכנון והרישוי.

חישבו על הדוגמא הבאה: חברה המעוניינת לקדם פרויקטים של הריסה ובנייה בתל אביב. בשלב הראשון יישבו הצוותים האמונים על השלבים השונים ויבצעו תיאום אשר יסייע להגדיר באילו אזורים בעיר יש להתמקד בגיוס פרויקטים בהתאם להיקף הפרויקט אותו ניתן לקדם, מגבלות ביצוע (כגון רחובות צרים המקשים על ביצוע הפרויקט ועלולים להשפיע על משך הזמן לביצועו), והנחיות תכנון ורישוי עדכניות (כגון תכנית הרובעים של תל אביב וההנחיות המרחביות).

בשלב השני יבנה צוות הגיוס שאלון לסינון פניות בהתאם לקריטריונים שנקבעו ויחל בתהליך גיוס בניינים, תוך התייחסות לתנאים שנקבעו בין הגורמים השונים. כך בתהליך המו"מ מול הדיירים יינתן מענה מקצועי למגבלות תכנוניות ורישויות, וייקבעו זמנים ריאליים לתהליך הרישוי והביצוע (המבוססים על התיאום שנעשה קודם לכן).

תהליך גיוס הבניינים יתנהל אף הוא בצורה מסודרת תוך הגדרת אבני הדרך בתהליך ולוחות הזמנים להשלמתן וליעד הסופי (קרי חתימה על ההסכם). בטבלה הבאה ניתן לראות את משימות צוות הייזום, אבני הדרך ולוחות הזמנים.

תכנון ורישוי

לאחר החתימה על הסכם ההתקשרות עוברים לשלב התכנון והרישוי - על הצוות האמון על שלב זה לקבוע את היעדים המבוקשים ואת לוחות הזמנים בהתאם למחויבויות החוזיות שנחתמו בהסכם. מומלץ להתחיל את תהליך התכנון והרישוי בפגישה נוספת של העברת הפרויקט לצוות התכנון והרישוי. הפגישה צריכה לכלול הסבר ורקע כללי על התהליך שהתקיים עד כה, הסכמות כלליות פרטניות שסוכמו וכמובן העברה מסודרת של תיק הפרויקט לצורך הטמעת כל הסיכומים בתהליך התכנון.

גם צוותי התכנון של הפרויקט ( אדריכל , מהנדס השלד ויועצי התכנון השונים) צריכים לקבל תיק פרויקט מסודר בו יפורטו כל ההסכמות והדרישות הכלליות והפרטניות הקשורות לתחום עיסוקם. תיעוד מסודר שכזה רצוי שיכלול גם טבלת מעקב אחר עבודתו של כל יועץ, שתאפשר הן מעקב אחר קיום המשימות שלו והן בקרה אחר התאמת התכנון להנחיות שניתנו ביחס להסכם. במקרים רבים מדי הבעיות נוצרות כאשר הפרויקט עובר מצוות מצומצם ופנימי בדרך כלל בשלב גיוס הפרויקט, לשלב התכנון והרישוי בו מעורבים גורמים רבים, חלקם הגדול ספקים חיצוניים לחברה. טבלאות מעקב ותיקי פרויקט מסודרים יאפשרו למנהלי הפרויקט לעקוב ולשלוט טוב יותר אחר ביצוע המשימות המחייבות ביחס לשלב הרישוי והתכנון וביחס למחויבויות הקיימות בהסכם.

רצוי לקיים פגישת היכרות ותיאום ציפיות עם בעלי הדירות או לפחות נציגות הדיירים במטרה לייצר קשר ישיר ואישי מול הגורם החדש המוביל את התהליך (במידה ולא מדובר באותם אנשים שניהלו את תהליך המו"מ) וכמובן להציג בצורה מסודרת את שלבי התהליך הבאים ולוחות הזמנים הצפויים. פגישות כאלו מגבירות את רמת הביטחון והאמון של הדיירים בחברה ובצוות ומסייעות בצמצום רמת אי הוודאות שלהם.

בטבלה הבאה ניתן לראות תמצית תיק פרויקט המאפשר למנהלי הפרויקט ולצוות המתכננים לוודא כי כל ההתחייבויות החוזיות לגבי הבניין מקבלות מענה במהלך תהליך התכנון והרישוי.

גם את שלב התכנון והרישוי ניתן לחלק למספר מיני פרויקטים, אשר יאפשרו בקרה ושליטה טובה יותר עליו. כך, ניתן לקבוע כי השלב עד להגשת הבקשה להיתר יחולק למספר מיני פרויקטים ולכל אחד מהם ייקבעו יעדים ולוחות זמנים. לדוגמא, ניתן לקבוע כי היעד הראשון הינו להכין תכניות מלאות לאחר הערות יועצים לצורך העלאתן למערכת המקוונת. עיכובים שעלולים להיגרם בשלב זה יאפשרו מתן מענה מדי עוד לפני הגעה לשלב קריטי יותר המהווה בדרך כלל שלב מחייב בהסכם כגון אישור התכניות מול בעלי הדירות. 

לקראת הוצאת היתר ותחילת ביצוע

לאחר החלטת הוועדה מתחיל שלב התכנון לקראת ביצוע, במהלכו מתקיימים שני תהליכים מקבילים הקשורים זה בזה. תהליך ראשון כולל את הוצאת האישורים הנדרשים ע"י צוות התכנון והרישוי בהתאם לדרישות הוועדה, הכוללים תכנון מפורט של יועצי התכנון השונים והתאמתם לדרישות הוועדה הסופיות. במקביל, מתחיל שלב הכנת התכניות לביצוע לקראת העברתן לתמחור וביצוע ע"י הקבלן . תיאום מדויק בין התהליכים ימנע טעויות ושינויים בהיתר לאחר תחילת עבודות הביצוע. בשלבים המוקדמים של תהליך הרישוי, רמת התכנון אינה מעמיקה מעבר לנדרש ע"י העירייה, אולם לאחר קבלת החלטת הוועדה חשוב שצוות התכנון והרישוי יפעל בתיאום מלא מול הצוות האמון על ביצוע הפרויקט תוך הסתכלות על היעד הסופי של כלל החברה, קרי סיום העבודות ומסירת הדירות החדשות.

מומלץ לקיים פגישת תיאום בין צוות הרישוי והתכנון לצוות האחראי על הביצוע לצורך תיאום המשימות, לוחות הזמנים והדגשים הנדרשים להמשך התהליך. יש לכנס פגישה נוספת עם צוות התכנון והגורמים האחראים על הבאת הפרויקט לביצוע לתאם את המשימות, לוחות הזמנים והתכנון באופן שניתן יהיה לבצע בצורה הטובה ביותר. מרכיב נוסף שבדרך כלל לא מקבל התייחסות מספקת בשלב התכנון והרישוי הוא תהליך מכירת הדירות החדשות. במקרים רבים התכניות מקודמות ע"י צוותים מקצועיים ללא הסתכלות על תכנון מיטבי של הדירות לצורך מקסום התמורה המתקבלת מהן וגמישות שתאפשר התאמות שונות בתהליך המכירה שלהן. רצוי מאוד לערב את הגורמים בחברה האחראים על שיווק ומכירת הדירות כבר בשלבי התכנון המוקדמים על מנת לוודא שהערותיהם מקבלות מענה בשלבים בהם ניתן עדיין לבצע שינויים. 

טבלאות טבלאות ועוד טבלאות

אחד הכלים היעילים ביותר למניעת כשלים בתהליך הוא השימוש בטבלאות מעקב מסודרות. טבלאות אלו יפרטו את כל השלבים, המסמכים והפעולות הנדרשות לצורך הגעה מסודרת לכל אחד משלבי התכנון והרישוי ויאפשרו לצוות הניהול של הפרויקט לבצע בקרה ותעדוף שלהם. במקביל, יש לקבוע את לוחות הזמנים לכל שלב בהתאם לתכנית הפעולה של הפרויקט וכמובן תוך התייחסות ובקרה על המחויבות החוזיות שנערכו מול בעלי הדירות.

בטבלה הבאה ניתן לראות דוגמא קצרה לחלוקת משימות ותחומי אחריות בין חברי הצוות בתהליך התכנון והרישוי. הטבלה מציגה את שלב טרום הבקשה להיתר, אך ניתן ורצוי לחלק גם אותו למספר שלבים (מיני פרויקטים) אשר לכל אחד מהם תוקם טבלה נפרדת.

היכונו לביצוע

גם הצוות האמון על תהליך הביצוע זקוק לכלי בקרה ומעקב שישפרו את תהליך הניהול של הכנת התכניות לביצוע. ניתן לחלק את שלב הביצוע למיני פרויקטים משלו, הכוללים הכנת תכניות למכרז, הכנת תכניות לביצוע, התארגנות לביצוע, וכמובן שלבים שונים בתהליך הביצוע עצמו. עבודה מסודרת בהתאם ללוחות הזמנים שהוגדרו מראש, תוך חלוקת המשימות למיני פרויקטים, מאפשרת ניהול טוב יותר של התהליך וכמובן תיאום נכון בין כלל הגורמים הדרושים להוצאת הפרויקט לפועל. ביניהם ניתן למנות גורמים שאינם מהווים בדרך כלל חלק מתהליך הביצוע עצמו, כגון הגורמים המשפטיים שמשימתם היא לדאוג להעברת הזכויות הקנייניות בצורה מסודרת ועבודה מול גופי המימון הנדרשים לביצוע הפרויקט. 

בטבלאות הבאות ניתן לראות דוגמאות לטבלת מעקב אחר השלמת שלבים בתוך תהליך טרום הביצוע וכן מעקב אחר המשימות הדרושות לפני יציאה לביצוע.

טבלה מס' 4: דוגמא לטבלת מעקב לוחות זמנים לשלבי טרום ביצוע 

תהליך הביצוע

בכל אחד מהשלבים בתהליך, אך במיוחד בשלבי הביצוע, מומלץ לוודא כי קיים תיאום בין הגורמים האחראים על תהליך הביצוע לבין הגורמים המעדכנים את בעלי הדירות. עדכון מסודר וברור לבעלי הדירות אשר אינם מבינים את מורכבות התהליך, המשאבים הנדרשים בכל שלב והתנאים הנדרשים למעבר משלב לשלב, יכול למנוע תסכול רב בקרב הדיירים והוא הגורם העיקרי לתחושה בקרב בעלי הדירות "שיש מי שמנהל את הפרויקט". מחסור בעדכון שוטף או אי בהירות לגבי התקדמות התהליך גורמים במקרים רבים לבעלי הדירות לחשוב שהעיכובים נוצרים כתוצאה מחוסר השקעה מספק של היזם או בעיה בניהול התהליך על ידו. החוויה הנוצרת אצל בעלי הדירות בשלב הביצוע הינה קריטית לעיצוב דעתם על החברה ומשפיעה רבות על המלצותיהם ללקוחות פוטנציאלים חדשים.

סיכום

בסופו של דבר כל פרויקט או תהליך גדול ככל שיהיה ניתן לטיפול ובקרה טובים יותר באמצעות שימוש במספר כלים פשוטים יחסית: חלוקה לשלבים ממוקדים, שימוש בטבלאות מעקב ותיאום בין הגורמים השונים, וכמובן מיקוד ביעד הסופי אליו צריכים להגיע. שימוש נכון בכלים אלו יכול לאפשר לכל חברה להתנהל ביעילות בין אם היא אמונה על ארבעה פרויקטים ובין אם על 40.